U heeft de nodige aandacht geschonken aan de voorbereiding van uw rechtszaak, vergadering of congres. Ook aan tolken heeft U gedacht. Omdat een goede tolkprestatie niet alleen van de tolk afhangt maar ook van een aantal externe factoren, volgt hier een beknopte leidraad voor het werken met tolken.
Een goede tolkprestatie hangt nauw samen met een goede voorbereiding en hier is voldoende informatie voor nodig (zie punt 1).
Voor een aangenaam klinkende vertolking dient het spreektempo laag genoeg te liggen (zie punt 2) en voorts dient optimaal gebruik te worden gemaakt van de aanwezige apparatuur (zie punt 3).

1) INFORMATIE-EN DOCUMENTATIEMATERIAAL

De tolk dient ter voorbereiding van de tolkwerkzaamheden tijdig (uiterlijk één week voor aanvang van de opdracht) toereikende informatie toegestuurd te krijgen, liefst, indien voorhanden, in elk der werktalen. Hierbij kan gedacht worden aan het programma, de agenda, de deelnemerslijst, notulen van vorige vergaderingen, processtukken, onderzoeksrapporten, algemene informatie over het bedrijf of andere stukken.
Tolken zijn gewend, en door hun beëdiging gehouden, aan strikte geheimhouding ten aanzien van informatie die hen in het kader van het uitoefenen van hun vak ter ore komt.

2) SPREEKTEMPO

Het is belangrijk dat er tijdens de vergadering of bijeenkomst rekening wordt gehouden met de aanwezigheid van tolken. Zeker indien er teksten worden voorgelezen is het van groot belang dat het spreektempo laag genoeg ligt. Een simultaantolk moet immers tegelijkertijd luisteren, begrijpen, vertalen, praten en formuleren en dit gaat nu eenmaal langzamer dan formuleren en praten alleen. Een gematigd spreektempo is daarom essentieel: zo komt de boodschap immers veel beter over voor de mensen die naar de vertaling luisteren.
De tolken dienen teksten die worden voorgelezen van tevoren te ontvangen en het verdient aanbeveling om de spreker(s) te waarschuwen dat de leessnelheid niet hoger mag zijn dan 100 woorden per minuut (3 minuten per dubbel geïnterlinieerde, getypte pagina).

3) GEBRUIK VAN MICROFOONS

Simultaantolken zitten in een geluidsdichte cabine. Daarom is het essentieel dat sprekers adequaat gebruik maken van microfoons.
Een paar basisprincipes op een rijtje:
a) Het is belangrijk dat een spreker in de microfoon spreekt en zijn hoofd niet afwendt. Als iemand een presentatie geeft is een opspeldmicrofoon vaak een goede oplossing.
b) Over het algemeen mogen er niet meer dan drie microfoons aan staan, anders storen ze elkaar.
c) Als er vanuit het publiek vragen worden gesteld dient er gebruik te worden gemaakt van een microfoon (bijvoorbeeld een loopmicrofoon). Het kan soms zo zijn dat mensen in de zaal elkaar goed verstaan zonder microfoon maar de tolken zitten in hun cabine en horen dan …niets.